# Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) — ARBEITSENTWURF

> ## ⚠️ WICHTIGER HINWEIS — VOR JEDER NUTZUNG LESEN
>
> **Dies ist ein unverbindlicher Arbeitsentwurf, KEINE Rechtsberatung.**
>
> Dieser Text wurde als technisch-organisatorische Arbeitsgrundlage erstellt,
> nicht von einer Rechtsanwältin/einem Rechtsanwalt geprüft oder freigegeben.
> Er darf **nicht** unverändert an Kunden ausgegeben oder unterschrieben
> werden, bevor er von einer für Datenschutzrecht qualifizierten Kanzlei
> geprüft wurde. Insbesondere:
>
> - Die Liste der Unterauftragsverarbeiter (§ 9 sowie
>   [UNTERAUFTRAGSVERARBEITER.md](UNTERAUFTRAGSVERARBEITER.md)) muss vor
>   Vertragsschluss mit jedem konkreten Kunden aktuell und vollständig sein.
> - Haftungs-, Kündigungs- und Schadensersatzklauseln sind hier bewusst
>   einfach gehalten und müssen anwaltlich an die tatsächliche
>   Risikosituation angepasst werden.
> - Dieser Entwurf ersetzt keine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), falls
>   eine solche für den jeweiligen Betrieb erforderlich ist.
> - Andreas Klassen (KlassenMedia) ist verantwortlich, diesen Entwurf vor dem
>   ersten produktiven Kundeneinsatz anwaltlich prüfen zu lassen. Bis dahin
>   dient er ausschließlich der internen Vorbereitung und der Transparenz
>   gegenüber Piloten/Betrieben, dass ein AVV angestrebt wird.

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## Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

zwischen

**dem Betrieb** (nachfolgend „Verantwortlicher"),
vertreten durch die bei der Registrierung angegebene Person,

und

**KlassenMedia (Andreas Klassen), Bad Oeynhausen**, als Anbieter von
BüroKraft (nachfolgend „Auftragsverarbeiter"),

wird folgender Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

### § 1 Gegenstand und Dauer des Auftrags

1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet im Auftrag des Verantwortlichen
   personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung der Software BüroKraft
   (Terminplanung, Kundenverwaltung, Angebots-/Rechnungswesen,
   Telefon-KI-Assistenz, Wissensdatenbank, Zeiterfassung und verwandte
   Module).
2. Die Dauer der Auftragsverarbeitung entspricht der Laufzeit der Nutzung
   von BüroKraft durch den Verantwortlichen (Vertragslaufzeit des
   zugrundeliegenden Nutzungsvertrags).

### § 2 Art und Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient der Erbringung der Software-Dienstleistung BüroKraft,
insbesondere:

- Speicherung und Verwaltung von Kunden-, Auftrags- und Terminstammdaten
  des Verantwortlichen,
- Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Belegen,
- Betrieb eines Kundenportals (Magic-Link-Zugang) für Endkunden des
  Verantwortlichen,
- Telefon-KI-Assistenz (Terminvergabe, Wissens-Auskunft), sofern vom
  Verantwortlichen aktiviert,
- In-App-Anruf mit optionaler, nicht dauerhaft gespeicherter Live-
  Transkription zwischen Mitarbeitenden und Kunden des Verantwortlichen,
  sofern genutzt (siehe [IN-APP-ANRUF.md](IN-APP-ANRUF.md) — das rohe
  Transkript wird ausdrücklich NICHT gespeichert; nur eine vom
  Mitarbeitenden bestätigte Zusammenfassung kann als Journal-Notiz
  gespeichert werden),
- **Abgrenzung zum KI-Telefonassistenten:** Der vorstehende Punkt betrifft
  ausschließlich den In-App-Anruf. Beim KI-Telefonassistenten wird der
  Gesprächsverlauf mit dem Anrufer sehr wohl als Text gespeichert — der
  Chef muss nachlesen können, was die KI zugesagt hat, wenn kein Mensch am
  Apparat war. Dieses Transkript wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht
  und beim Löschantrag eines Kunden sofort anonymisiert. **Audio wird in
  keinem der beiden Fälle gespeichert.**
- Führung einer betriebsinternen Wissensdatenbank,
- KI-gestützte Auswertung hochgeladener Dokumente (Belege, Rechnungen,
  Vorlagen), sofern vom Verantwortlichen genutzt — die Verarbeitungskette
  hierfür ist in § 9a beschrieben,
- optionaler E-Mail-Versand über einen vom Verantwortlichen hinterlegten
  Drittanbieter (siehe [UNTERAUFTRAGSVERARBEITER.md](UNTERAUFTRAGSVERARBEITER.md)).

### § 3 Art der personenbezogenen Daten

Insbesondere: Namen, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Anschrift) von Kunden
und Ansprechpartnern des Verantwortlichen, Auftrags- und Termindetails,
Rechnungs- und Zahlungsdaten, ggf. Gesprächsinhalte/Transkripte aus der
Telefon-KI-Assistenz, Zugangsdaten (gehasht) der Mitarbeitenden des
Verantwortlichen.

**Beschäftigtendaten**, soweit die entsprechenden Module genutzt werden:
Arbeitszeiten je Auftrag, Fahrten mit Start, Ziel und Zweck,
Abwesenheiten, Daten zur Lohnvorbereitung sowie Dokumente der
Personalakte (Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen).

**Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO:**
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die Beschäftigte als Foto hochladen —
sowohl im Modul Abwesenheiten als auch in der Personalakte. Diese Daten
werden im Datenfeld verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM, siehe
[TOM.md](TOM.md) Abschnitt 4). Ist der Schlüssel nicht verfügbar,
verweigert die Anwendung den Upload, statt ungeschützt zu speichern.

*Ergänzt am 18.08.2026: Diese Kategorie fehlte in der Fassung vom 30.07.
Sie ist die schutzbedürftigste im ganzen System und war zugleich die
einzige, die der Entwurf nicht nannte.*

### § 4 Kategorien betroffener Personen

Kunden und Interessenten des Verantwortlichen, deren Ansprechpartner,
Mitarbeitende des Verantwortlichen, ggf. Lieferanten/Nachunternehmer,
soweit deren Daten in BüroKraft erfasst werden.

**Anrufer beim Verantwortlichen**, soweit die Telefon-KI genutzt wird.
Diese Gruppe fällt in keine der übrigen Kategorien: Ein Anrufer ist weder
Kunde noch Interessent, er ruft nur an — und hat der Verarbeitung nicht
zugestimmt. Er erfährt zu Beginn des Gesprächs, dass er mit einem
KI-System spricht (Art. 50 EU AI Act); die Ansage ist technisch fest
hinterlegt und vom Anrufer nicht überspringbar.

### § 5 Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich
auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen (Art. 28 Abs. 3 lit. a
DSGVO), es sei denn, er ist durch das Recht der Union oder der
Mitgliedstaaten zur Verarbeitung verpflichtet. Er gewährleistet, dass sich
die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet
haben, und trifft die in [TOM.md](TOM.md) beschriebenen
technisch-organisatorischen Maßnahmen.

### § 6 Unterstützungspflichten

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen des
Möglichen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Auskunft, Berichtigung,
Löschung, Einschränkung) sowie bei Meldepflichten nach Art. 33/34 DSGVO.

### § 7 Meldung von Datenschutzverletzungen

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, sobald
ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten in seinem
Verantwortungsbereich bekannt wird.

### § 8 Weisungsrecht

Der Verantwortliche hat das Recht, jederzeit Weisungen zu Art, Umfang und
Verfahren der Verarbeitung zu erteilen. Mündliche Weisungen bedürfen
unverzüglich einer schriftlichen/textlichen Bestätigung.

### § 9 Unterauftragsverhältnisse

Der Auftragsverarbeiter darf weitere Auftragsverarbeiter (Subunternehmer)
einsetzen. Die aktuelle Liste befindet sich in
[UNTERAUFTRAGSVERARBEITER.md](UNTERAUFTRAGSVERARBEITER.md) und wird bei
Änderungen aktualisiert. Der Verantwortliche wird über wesentliche
Änderungen informiert und kann der Einbeziehung neuer Subunternehmer
widersprechen.

#### § 9a Verarbeitungskette (technische Beschreibung)

*Dieser Abschnitt beschreibt die technische Realität — wer verarbeitet was,
wo — und trifft ausdrücklich keine rechtliche Bewertung. Die Einordnung der
Kette (Art. 28 Abs. 4 DSGVO, Drittlandbezug, Transfermechanismen) ist Teil
der ausstehenden anwaltlichen Prüfung.*

Die Kette verläuft in drei Stufen:

**1. Der Betrieb (Verantwortlicher)** erfasst die Daten seiner Kunden und
Aufträge in BüroKraft und entscheidet, welche Funktionen er aktiviert.

**2. KlassenMedia (Auftragsverarbeiter)** betreibt BüroKraft. Die Anwendung
und die Datenbank laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland.
Dort liegen die Daten dauerhaft.

**3. Weitere Auftragsverarbeiter**, jeweils nur für die Dauer des konkreten
Vorgangs und nur bei aktivierter Funktion:

- **AWS (Amazon Web Services), Bedrock in eu-central-1 (Frankfurt)** —
  Dokument-Analyse. Wenn der Handwerker ein Beleg-Foto oder eine PDF
  hochlädt, wird dieses Dokument zusammen mit dem Gewerk seines Betriebs an
  Bedrock übertragen, dort von einem Claude-Modell ausgelesen und die
  erkannten Felder (Betrag, Lieferant, Datum, Belegart) zurückgegeben. Der
  Vertrag mit AWS liegt bei KlassenMedia; der Betrieb schließt hierfür keinen
  eigenen Vertrag und hinterlegt keinen eigenen Zugang. Verarbeitungsort ist
  Frankfurt. Ist dieser Weg beim Betreiber nicht eingerichtet, findet keine
  Übertragung an AWS statt.
- **Anthropic (USA)** — derselbe Analyse-Schritt sowie die weiteren
  KI-Funktionen, wenn der Bedrock-Weg nicht eingerichtet ist oder gerade
  nicht antwortet. In diesem Fall verlässt das Dokument die EU. Betriebe, die
  einen eigenen Anthropic-Zugang hinterlegt haben, laufen über diesen.
- **AWS und LiveKit** — Telefon- und In-App-Anruf-Funktionen. LiveKit
  vermittelt das Audio-Signal; die Sprachverarbeitung des Telefon-Agenten ist
  für AWS-Infrastruktur vorgesehen. Beide Wege sind derzeit noch nicht
  produktiv angebunden (Stand siehe
  [UNTERAUFTRAGSVERARBEITER.md](UNTERAUFTRAGSVERARBEITER.md)).

Für keinen dieser Dienste gibt der Betrieb selbst Zugangsdaten an einen
KI-Anbieter — abgesehen von dem bewusst erhaltenen Weg, einen eigenen
Anthropic-Schlüssel zu hinterlegen. Welche Dienste im Einzelfall tatsächlich
beteiligt sind, hängt davon ab, welche Funktionen der Betrieb nutzt und was
beim Betreiber eingerichtet ist; die genauen Bedingungen stehen je Anbieter
in der Unterauftragsverarbeiter-Liste.

### § 10 Kontrollrechte des Verantwortlichen

Der Verantwortliche hat das Recht, sich von der Einhaltung der in diesem
Vertrag vereinbarten Pflichten zu überzeugen, insbesondere durch Einholung
von Auskünften und Einsicht in die Dokumentation der
technisch-organisatorischen Maßnahmen ([TOM.md](TOM.md)).

### § 11 Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung der Nutzung löscht der Auftragsverarbeiter personenbezogene
Daten nach Maßgabe des [LOESCHKONZEPT.md](LOESCHKONZEPT.md), soweit keine
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. GoBD für Buchungsdaten)
entgegenstehen.

### § 12 Haftung

Es gelten die gesetzlichen Haftungsregelungen der DSGVO sowie ergänzend die
Regelungen des zugrundeliegenden Nutzungsvertrags. *(Anwaltlich zu prüfen
und ggf. zu konkretisieren.)*

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*Stand dieses Entwurfs: 2026-08-18 (Vorfassung: 2026-07-30). Erstellt im Rahmen der Härtungs- und
Skalierungs-Etappe E (DSGVO-Paket), ergänzt um § 9a (Verarbeitungskette) in
PLAN-KI-BETRIEB Etappe C (AWS Bedrock als Modell-Zugang). Vor produktivem
Einsatz zwingend anwaltlich prüfen lassen — siehe Hinweis am Anfang dieses
Dokuments. Die Prüfung steht weiterhin aus.*

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*Änderungen am 18.08.2026:* Gesundheitsdaten nach Art. 9 in § 3 ergänzt
(waren zuvor nicht genannt), Anrufer als eigene Betroffenengruppe in § 4
aufgenommen, Verschlüsselung der Personalunterlagen dokumentiert.

Eine ausführlichere Fassung mit Anlagen liegt unter
`~/KlassenMedia-Compliance/eigene-vertraege/`. Sie enthält zusätzlich die
Löschfristen aus dem Code, die vollständige Liste der
Unterauftragsverarbeiter mit getrenntem Sitz und Verarbeitungsort sowie
eine ehrliche Bestandsaufnahme zu den Sicherungskopien.